As reuniões de tipo remotas, feitas pela internet, oferecem muitas vantagens para empresas dos mais diversos setores, inclusive para o setor imobiliário. Esse tipo de conferência virtual dispensa a necessidade de deslocamentos e permite compartilhamento instantâneo de documentos, além de ser mais econômica.

Porém, para que seja realmente vantajosa, a reunião remota precisa ser produtiva. Assim como as reuniões presenciais, o “meeting online” exige organização e dedicação por parte de empresas e participantes.

Além disso, a plataforma para realizar a videoconferência deve ser escolhida de acordo com as necessidades do negócio e com o número de participantes.

Quer ter mais produtividade? Reunimos 8 dicas que vão ajudar você em sua reunião remota, evitando desperdícios de tempo e de recursos!

1. Envie um tutorial para os participantes acessarem a plataforma

Elabore e envie a cada um dos participantes um tutorial de orientação da reunião remota. Todos devem saber como fazer login, como criar um perfil e como habilitar o microfone na plataforma escolhida. Não deixe de explicar como fazer o download do aplicativo escolhido, quando necessário.

Designe uma pessoa da equipe, que pode ser um funcionário de TI, para ficar responsável por tirar as dúvidas técnicas dos colaboradores. O tutorial deve ser enviado pelo menos 1 dia antes da reunião propriamente dita.

2. Crie e compartilhe com todos a pauta da reunião remota

Muitos gestores realizam reuniões sem uma pauta com os temas a serem abordados. A pauta funciona como um guia: sem ela, qualquer reunião, remota ou presencial, tende a ser improdutiva. O risco de escapar dos temas realmente importantes é maior nesse caso.

O ideal é que o documento da pauta seja enviado aos participantes antes da reunião. Dessa forma, todos terão tempo para procurar informações e para refletirem sobre os tópicos em questão. A pauta também evita desvios de foco por parte dos colaboradores.

3. Convoque somente as pessoas necessárias para o meeting

Os aplicativos de hoje permitem que uma reunião remota possa ter até centenas de participantes. Porém, para um meeting realmente produtivo, somente as pessoas de fato pertinentes ao assunto tratado devem participar.

Reuniões de apresentação, por exemplo, podem comportar até centenas de pessoas. Porém, encontros virtuais que envolvem discussões e principalmente tomada de decisões devem reunir, no máximo, 20 pessoas.

4. Prepare-se e leia sobre o assunto antes da reunião remota

Empresários de sucesso já revelaram que gastam mais tempo se preparando para uma reunião do que durante a reunião propriamente dita. Leia o máximo de informações antes do meeting para que sejam expostos os melhores argumentos e para que sejam tomadas as decisões mais apropriadas.

Se necessário, envie links, textos ou briefings para todos os participantes. Pode ser útil, por exemplo, o envio de relatórios de vendas ou estatísticas. Esse tipo de preparação evita perguntas que exigem respostas demoradas durante a reunião. Se todos chegarem ao meeting com conhecimento sobre os temas, atingir a objetividade ficará mais fácil.

5. Escolha uma plataforma apropriada para a sua videoconferência

A melhor plataforma para a sua reunião remota é justamente aquela que atende às suas necessidades específicas. Antes de escolher entre as dezenas de aplicativos que permitem videoconferências, você precisa saber de quais recursos precisa. Fique atento ainda aos diferentes recursos oferecidos pelas versões gratuitas e pagas de cada app.

O Zoom está em voga em todo o mundo por suportar reuniões com até 500 participantes. Mas sua versão gratuita permite reuniões de até 40 minutos para 100 pessoas. O Skype também é boa alternativa para até 50 convidados.

Soluções que satisfazem equipes restritas são o WhatsApp, que permite videochamadas com até 4 pessoas; e o Google Hangouts, para até 10 pessoas. Já o Messenger Rooms (app Facebook e WhatsApp) comporta até 50 pessoas. O Telegram, por enquanto, permite videoconferências com somente 2 participantes.

6. Faça testes e prove o seu equipamento antes do horário marcado

Se você é o responsável pela reunião remota, entre minutos antes de todos os participantes no ambiente online. Se você chegar em cima da hora, poderá descobrir durante a reunião que o seu microfone não está funcionando ou que o aplicativo está travando. Isso atrasaria toda a programação.

Faça um teste do equipamento e do aplicativo pelo menos 20 minutos antes do horário marcado. Uma simulação é útil para que todos verifiquem a qualidade do áudio, o nível de iluminação e a conexão de internet. Assim, você garante o total proveito da tecnologia na sua empresa.

7. Reserve um tempo limitado para as apresentações de cada participante

Quando a maioria dos participantes não se conhece pessoalmente, é muito importante reservar um tempo para as devidas apresentações de cada um. É uma etapa importante para estimular a interatividade da equipe. Isso evita também que certas perguntas sobre tarefas ou atribuições sejam feitas ao longo de reunião remota. 

Tenha em mente, porém, que esse tempo não deve se alongar demais para que a pauta não seja prejudicada e para que o foco nos temas importantes seja mantido. O ideal é reservar, no máximo, 10 minutos para a etapa das apresentações, logo no início da reunião remota.

8. Estabeleça um tempo limite para a reunião remota

Lembre-se que, após duas horas de reunião remota ou presencial, o cansaço mental começa a aparecer entre os participantes. Por isso, para que o meeting seja realmente produtivo, estabeleça um horário para o fim da reunião remota. Assim, todos saberão que têm até uma determinada hora para expor suas argumentações e fazer suas perguntas.

Uma solução é fazer uma pausa caso as discussões se prolonguem muito. Depois, retome a reunião. Dessa forma, você evita que as pessoas percam o interesse pelo cansaço. Outra dica é evitar agendar reuniões virtuais no fim da tarde ou perto do horário de almoço. Procure sempre iniciar as reuniões nos horários mais produtivos do dia.

Essas regras vão ajudar você a tornar sua reunião remota muito mais objetivas. Não se esqueça de estimular a interatividade entre os participantes e estimule as perguntas, mas não perca o foco nos temas!

A tecnologia possibilita, sem dúvida, o uso de diversas soluções que facilitam nossos negócios. Porém, existem outras maneira de alavancar as vendas de imóveis. Quer saber quais são? Confira 6 dicas infalíveis para encantar os compradores de imóveis.